根据工会帮扶工作管理系统中的困难职工档案管理规定，困难职工应建立纸质原始档案，并保留，装订成册备查。帮扶工作要坚持基层属地管理原则，由用人单位工会建立档案。原在档困难职工与用人单位解除劳动关系，重新就业后，由新用人单位工会重新负责建档，并上报县总工会帮扶中心备存。
为切实做好困难职工的帮扶工作，并做到有困难就帮扶，解困脱困后及时进行退档。为保证退档有序进行，现制定困难职工退档制度。
有下列情形之一的给予退档：
1、因病致困建档，家人已治愈的（死亡的注销）；
2、因病致困建档，家庭已享受民生工程351、180政策救助帮扶的；
3、因子女上学建档，受助子女已毕业或就业的；
4、走访中发现家庭恢复常态，人均月收入超过救助标准，已不符合建档条件的。