档案工作是做好数据局工作的重要基础工作之一，是衡量数据局服务水平和管理水平的重要标尺。为进一步加强郎溪县数据资源管理局档案工作建设，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《安徽省档案工作条例》，结合数据局工作实际特制订本办法。

各科室、中心应把档案工作纳入本科室的议事日程，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位责任制。实行集中统一管理，确保档案的齐全、完整、准确、系统、安全，以利开发利用。

一、档案管理机构及其职责

（一）根据《档案法》和局三定方案规定，数据局档案管理工作由综合室承担，应明确一名工作人员负责。各科室中心应明确专人和兼职档案员负责本科室中心档案工作，落实档案管理工作责任制。 

（二）综合室档案管理基本职责：

1.贯彻党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和法规，规划数据局档案工作。

2.负责制定本单位档案工作规章制度，并监督、指导和检查各科室、中心执行情况。

3.加强档案管理和业务建设，逐步实现档案工作的标准化、规范化、现代化。

4.负责组建数据局档案工作网络，开展业务培训，并指导、督促各科室中心做好各类文件材料的收集、整理和立卷归档工作。

5.负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全局各类档案及有关资料。

6.贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案的机密和安全。

（三）档案管理员的主要职责是：

1、认真学习和宣传贯彻上级关于档案工作的政策、法规。

2、热爱档案工作，努力学习档案业务。

3、负责收集、登记、保管办公室内部各类文件材料。

4、按归档范围和立卷要求，将各科室中心形成的各类文件进行系统整理，完成立卷任务。

5、按档案统计制度规定，做好档案数量统计，建立档案调阅制度，规范档案管理制度。

二、档案归档制度

（一）各科室务必要建立和完善部门立卷制度，做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，确保各项工作任务完成后，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

（二）各科室、中心按照档案管理要求，先目录后编号，先自我梳理，按立卷要求整理后，经综合室检查合格后归档。根据归档时间要求，即一个季度一次，及时向综合室移交归档，正在进行的工程项目暂时自己保管，工程项目结束后及时按要求整理归档。

（三）凡属应归档的文件材料都是数据局的公有财产，必须按规定向档案室移交，任何部门和个人不得拒交或擅自损毁属于归档范围的材料，违者将追究相关科室中心负责人和个人责任。 

（四）审查监督室负责公管类档案归档，其相关档案包括投诉受理、履约保证金、广域网考勤、项目受理及相关档案；交易中心负责交易类档案，包括工程、采购、土地、产权及交易项目档案。

1.归档原则

以项目为单位进行归档，项目所有标（包、段）交易完成方可归档。在强化档案电子化归档管理的同时，同步进行项目原始纸质档案的收集归档工作。编制公共资源交易项目档案归档台账，逐一比对项目档案材料，确保纸质档案与电子档案的同一性，保障档案资料的存储安全。

2.归档内容

项目登记、招标、澄清答疑、组建评标委员会、开标、评标、预中标公示、中标公告、中标（成交）通知书、异议质疑投诉等环节产生的及其他与本项目有关（如：项目合同等）的须归入项目档案的资料。

3.项目档案归档步骤

（1）分类分盒，一个项目一盒。

（2）每个档案盒按目录、中标通知书、招标文件、投标文件、备案文件、合同、光盘，依次顺序整理好放入档案盒。

（3）每个档案盒必须有目录，目录按顺序依次涵盖盒内所有文件。

4.纸质资料归档要求

（1）对全流程电子化项目交易过程各环节产生的纸质资料、交易过程各环节上传电子资料对应的纸质资料，代理机构应严格按市公管局和市交易中心有关要求，在规定时间内移交至县交易中心档案室。

（2）纸质资料未移交至交易中心档案室的，交易中心档案管理员不予复核查验该项目在系统内的电子资料。

（五）综合室负责文书档案和会计档案。其中,文书档案包括：1.党群工作，基层党组织建设，党风廉政建设，“三会一课”和相关党建专题活动，以及日常党建工作资料。2.人事工作，人事任免、考核和考察材料；本机关机构演变、人事任免等文件材料。3.财务工作，工资变动，年度决算预算报告，购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。4.行政工作，局机关召开重要会议、举办重大活动等形成的重要文件材料；局机关及各科室中心的工作计划、总结、报告；领导公务活动形成的重要文件，从外单位带回的与本单位有关的文件材料；数据局解决法律纠纷问题形成的文件材料；数据局及相关部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；局机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的关于本局机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。会计档案包括会计凭证、账簿、报表；固定资产登记，财产、物资、档案等移交凭证。

（六）政务服务室负责大厅请假单、大厅考核类档案资料；数管中心负责信息化项目合同类档案资料；投诉受理中心负责日报、月报、调档函、热线办人员考核表类档案资料。

相关档案归档要求如下：

1.立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

2.立卷归档的文件材料，应保持之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

3.按年度归档文件，不同年度的文件，不能混在一起立卷，一些特殊文件分年度时可采取以下作法：前一年形成的本年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。

4.按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个项目所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

5.卷内文件按一定的规律进行排列。单一问题的文件按时间顺序排列。几个问题的文件按问题结合的时间顺序排列。一份文件正本在前，定稿在后；转发文件在前，来文在后；批复在前，请示在后。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用号码机编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。

6.目录标题要简明确切，正确地反映档案盒内文件主要内容。

7.一个档案盒文书材料经过系统排列后，要逐张编号。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。

三、档案接收制度

接收的档案应符合下列要求：

1.归档的文件材料必须按归档的要求整理、立卷。

2.归档的文件材料必须齐全完整，文件材料排列顺序：批复在前，请示在后，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前, 讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后，项目类材料遵循文件自身形成规律组卷。  

3.归档的文件材料做到纸质优良，装订整齐，禁用圆珠笔、红色墨水或复写纸等书写，以适应永久保存。

4.综合室对从各科室中心接收进来的文件材料应进行必要的整理，科学分类、编号和排列，逐步实行档案管理的标准化、规范化，不断提高档案管理水平。   

5.各科室中心按各类档案的具体要求定期向档案室移交。文书档案在每个季度末移交完毕，并履行移交手续。（文书档案一般在次年6月前归档）

6.档案室要认真检查案卷质量，确保归档文件的完整、准确，办理交接手续。

7.对不合格的案卷，档案室有权指出，提出整改意见，待案卷质量合格后，再办理交接手续。

8.交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续，移交目录一式两份，一份存档案室，一份各科室、中心留存，以备查找 。 

四、档案保管制度

（一）档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。

（二）综合室应建立健全档案全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明、分类方案、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

（三）库房内应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。

（四）综合室应定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案应进行修裱、复制和其它技术处理。

五、档案利用制度

利用档案必须遵循以下规定：

（一）档案室所保存的档案，主要供数据局各科室、中心利用，各科室因工作需要查阅档案文件，档案工作人员可直接提供查阅；查阅重要文书档案材料和秘密文件，须经各分管领导批准。查阅文件一般应在档案室进行查阅，需借出时，要办理外借登记手续，借期一般不得超过一周。利用档案必须履行登记手续，填写利用者姓名、单位、利用档案的目的和内容等。

（二）外单位或个人查阅档案时，应持单位介绍信及个人证件，经主管负责人批准后，方可借阅、抄录、复印、拍摄非涉密档案材料。

（三）凡摘录复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员应进行认真核对，出具证明、盖章后才能生效，并填写查阅利用档案登记表。

（四）如需利用的档案涉及党政机密，须经有关领导批准。

（五）利用（借阅）档案必须自觉爱护档案，不得折叠、圈点、勾划、严禁涂改、增减字句、污损、抽取调换、撕毁、遗失档案，如因利用不慎造成遗失、损坏或失密等，视其情节轻重及造成的损失大小，依据《档案法》《保密法》追究责任。

（六）借查阅数据资源管理局会议记录，须经局分管领导批准。

（七）办公室会计档案，一般不对外提供，如特殊需要，经局分管领导审批同意后可当场查阅。

六、档案安全制度

（一）本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。

（二）对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合室移交，集中管理，任何人不得将档案据为己有，不得擅自销毁。

（三）综合室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围。

（四）综合档案室做到办公、库房分开。

（五）工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。

七、档案统计、鉴定、移交和销毁制度

（一）凡按规定接收进库的档案、资料，都必须及时登记入册，以作统计入库数据。

（二）建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确、帐物相符。

（三）在各科室、中心档案进档案室前，应对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

（四）对各科室中心收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案质量。

（五）档案鉴定工作由综合室主持，有关部门或科室参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

（六）期限已满的档案材料应经鉴定小组审定，并经有关领导批准后，方可销毁。

（七）销毁档案材料，应由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。

（八）凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由。